¿Cómo lograr una correcta Planeación y Gestión de un Departamento de compras?

¿No sabes como crear tu departamento de compras?

Es una tarea complicada, más no imposible, con la información que te daremos lograras crear un departamento de compras eficaz y eficiente.

Introducción: 

El éxito de cualquier empresa, sea pública, privada, industrial, comercial o de servicios, depende fundamentalmente de las correctas adquisiciones que realice, ya que las compras demandan conocimiento y experiencia en el área, así como habilidad, capacidad, inteligencia, empeño e ingenio por parte de los ejecutivos de la empresa para lograr negociaciones óptimas y condiciones favorables para la misma, ya que las compras son trascendentales para su permanencia en el mercado y su consolidación definitiva.  

Para las empresas industriales y comerciales las compras representan esencialmente una inversión de su capital; es decir, es dinero de la compañía, y por ello deben ser administradas debidamente. Por lo tanto estas actividades exigen una prioridad fundamental que debe realizarse a través de personal debidamente capacitado, responsable e integro. 

1. Introducción a las Compras o Adquisiciones 

¿Qué es una compra? 

La compra es la acción mediante la que un agente (El comprador adquiere un bien o servicio de otro agente (El vendedor), a cambio de una contraprestación monetaria. Una compra es una operación en la que se produce un intercambio. Esta se muestra en contraposición de otra operación denominada venta. En esta, el comprador adquiere un bien o servicio deseado, a cambio de una contraprestación. Dicha contraprestación puede ser monetaria, mediante dinero. Mientras que, por otro lado, también se consideraría compra mediante la entrega de otro bien o servicio, es decir, mediante el pago en especie. (Economipedia, 2020)

Alcaraz, M. (2020, 24 noviembre)

Video de apoyo:

Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse
del modo siguiente: 

1. Mantener la continuidad de abastecimiento. 

2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia. 

3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales o productos. 

4. Mantener los niveles de calidad de los materiales o productos,
basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan. 

5. Adquirir materiales o productos al precio más bajo posible compatible
con la calidad y el servicio requeridos. 

6. Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel
de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

Video de apoyo:

 
¿Cuál es la importancia de la función de las compras?

 Es la capacidad para contribuir a los directivos comunes de la organización, al incorporar sus objetivos dentro de la política de la empresa, y en sus propias características internas, además de ser la fase de arranque de toda actividad empresarial. (Carmona A. P.,2020)

Las líneas de coordinación que se fijan entre el área de compras y las demás áreas operativas de la empresa (producción, almacenamiento, distribución y ventas) constituyen un sistema de gestión integrada que en la empresa moderna se define como logística. 

(Francisco Ruz,2004)

 

2. Planeación del Departamento de Compras.

Estructura del Departamento de Compras: 

 La estructura organizacional es esencial en todas las organizaciones, ya que define los elementos y características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras.

Un departamento de compras “tipo” está constituido básicamente por tres bloques, cada uno de ellos de notable importancia para el funcionamiento del mismo globalmente:

1. “Delegaciones de compra”.
Dependiendo del tamaño de la organización lo más lógico es que existan tres delegaciones de compra: de bienes de equipo, de materias primas y componentes, y de consumo interno.

2. “Administración de compras”.
En él se pueden localizar secciones tan importantes como: gestión de facturas o cuentas por pagar, gestión documental, y preparación y petición de ofertas.

3. “Gestión de stocks”.
Aquí unimos la gestión de stocks al departamento de compras, su verdadera responsabilidad recae sobre la logística de producción o logística interna de la organización por lo que el departamento de compras no tiene el control, salvo la compartición de algunas funciones, de ésta gestión. Algunas de las operaciones que realiza el departamento de compras con el personal del almacén correspondiente son: recepción del pedido, inspección del pedido y envío de albarán a la sección de cuentas por pagar.

 Funciones del Departamento de Compras:

Adquisición de materiales para la empresa:

Todo negocio necesita para la producción o sus operaciones una serie de materiales. Una de las obligaciones del departamento de compras de una empresa es asegurarse de que todas las áreas están abastecidas..

Evaluación de los precios:
En relación a lo que acabamos de comentar en la función anterior, en el trabajo que realiza el departamento de compras de una empresa es primordial evaluar los precios a los que se adquieren los productos. Un precio muy elevado puede repercutir de manera negativa en las ganancias de la empresa.

Administración y contabilidad:
El departamento de compras se encarga de todo el trabajo administrativo en relación a las compras de suministro y material. Por lo general, trabaja de forma estrecha con el departamento de contabilidad con el fin de evitar problemas de liquidez.

Vela por cumplimiento de las políticas de compras:

Otra de las tareas que debe de hacer el departamento de compras de una empresa es asegurarse de que se cumplan a rajatabla la política de compras de la empresa. Siempre y cuando, claro está, se haya aprobado el presupuesto.

Gestión de los procesos:

En este sentido, dentro del trabajo que realiza el departamento de compras de una empresa está incluida la gestión y la administración de todos los procesos: comerciales, fiscales, contables y financieros. 

(leonelosva, 2012)

 

Clasificación de Productos:

En el mercado existen millones de productos, así que mercadólogos se han encargado de su clasificación según varios aspectos. Conocer sobre los tipos de productos es fundamental para definir el tipo de promoción, el precio y el punto de venta. A continuación se presentan los tipos de producto según su finalidad o situación de compra y durabilidad o tangibilidad. Estos se clasifican en dos grandes ramas, productos de consumo y productos industriales, que a su vez se subdividen en otras categorías. (Clasificación, 2017)

De consumo:

Determinados así porque es el cliente final, o bien usuario, quien procede a la adquisición de los mismos, para poder satisfacer de forma inmediata una necesidad, que se reduce a su consumo personal.

 

(Ideas para la cesta de la compra, 2014)

De consumo Duradero:

Considerados así porque las personas pueden proceder al uso repetitivo del producto sin que éste perezca por ello. Ejemplo, los bienes inmuebles como casas, o los electrodomésticos.

 

(Diferencias en tipos de bienes de consumo duradero, 2015)

De consumo Destructivo:

Estos residen en que las personas una vez adquirido el producto y su utilización, este perece de forma inmediata, tal es el caso, de las bebidas.

(Mkt perú grande, s. f.)

De Convivencia:

Determinado así porque representan un bajo costo, siendo de necesario uso, pero que además su adquisición no representa mayores decisiones en el usuario Productos de consumo básico: comprenden una gran necesidad. El punto de venta es de fácil acceso. Por ejemplo, las cremas dentales.

(Productos de higiene personal imagen de archivo - imagen de personal, toiletries, s. f.)

 

De impulso:

artículos que no son de gran necesidad como los anteriores. Los clientes los eligen por impulsividad. Ejemplo la confitería.

(Abarrotero.com, s. f.)

De emergencia:

el cliente los adquiere porque necesita resolver una emergencia. Por lo tanto están ubicados en el lugar ideal para el momento que los clientes lo necesitan ya que no planifican su compra. Por ejemplo: guantes de látex, gasas o anticonceptivos.

(Diy First Aid Kit, 2020)

De compra esporádica:

Lo esporádico se refiere a la necesidad que hace surgir la adquisición, cuya relevancia no es algo indispensable, pero sí necesaria. De aquí que el usuario pueda darse la tarea de seleccionar entre los productos y escoger el que más le guste por su calidad, precio, marca y ubicación. Por ejemplo, las bicicletas, los teléfonos celulares, ropa y las computadoras.

(Peramàs, 2013)

De especialidad:

Los mercadólogos se refieren a estos, como los bienes que se constituyen en un lujo, o en el cubrimiento de un deseo de la persona, pero que en sí no son una necesidad. Por ejemplo, algunas marcas de automóviles, teléfonos móviles o cámaras fotográficas.

(Clasificación de productos y servicios |Marketing|, 2017)

De Comparación:

Son productos que requieren un análisis comparativo con otros de su mismo nicho. En este se evalúa la calidad, el precio y el estilo. Estos se dividen en bienes de comparación uniformes u homogéneos, y bienes de comparación no uniformes o heterogéneos.

(V.Producto y sus clasificaciones. - PortafolioKevinMKT, s. f.)

De Comparación Uniformes u Homogéneos:

son similares en cuanto a la calidad, pero lo bastante diferentes en cuanto al precio. Son del mismo tipo, tamaño y calidad.

(¿Cómo lograr una correcta Planeación y Gestión de un Departamento de compras?, s. f.)

De comparación no uniformes o heterogéneos:

las características de producto del mismo nicho son diferentes, e influyen más en la decisión de compra que el precio

(Gaceta, s. f.)

No Buscados:
Los clientes o consumidores no saben de su existencia, por lo que se apoyan en la publicidad para generar ventas.

(Pantuflas limpiadoras brilladoras de piso o suelo pereza, s. f.)

Industriales:
Determinados así porque son necesarios para la producción de otros productos. Para ello, es necesario el tratamiento de los mismos a fin de obtener el bien para el consumidor final. Se clasifican de acuerdo a su participación en el proceso de producción y según su costo.

(Tornillos Y Tuercas, s. f.)

 

 Tipos de Proveedores:

Proveedores internos:

Este tipo de proveedores son aquellos trabajadores internos de una empresa que deben entregar un producto o servicio en un tiempo estimado. Para que se entienda mejor, un ejemplo de proveedor interno es el área de manufactura de una empresa orientada a la fabricación de telas.

Proveedores externos:

los proveedores externos son los que brindan bienes y servicios desde fuera de la organización. Suelen ser negocios o emprendimientos que se encargan de que la empresa tenga los insumos, servicios y recursos necesarios para llevar a cabo su trabajo.  Entonces, se puede decir que existen tres tipos de proveedores externos: proveedores de bienes, proveedores de servicios y proveedores de recursos.

Proveedores de bienes o productos:

Estos tipos de proveedores son los que se dedican a la elaboración de algún producto. Tal producto tiene un costo en el mercado y satisface una necesidad de los consumidores. Quizá, son los tipos de proveedores más comunes o en los primeros que piensas si alguien menciona este término. Como señalamos anteriormente, un ejemplo de proveedores internos sería un negocio de venta de flores para una empresa dedicada a la elaboración de arreglos florales.

Proveedores de servicios:

Estos tipos de proveedores son aquellos cuya actividad comercial consiste en realizar o distribuir un servicio que es intangible. Dicho servicio responde a las necesidades del cliente final. Algunos ejemplos de proveedores de servicios son empresas de taxis o motorizados que se dedican a hacer delivery en alguna tienda online, así como personas que se dedican a brindar servicio técnico de maquinaria. 

Proveedores de recursos:

Los proveedores de recursos. A diferencia de los dos anteriores, ellos no van a brindarte un producto tangible ni un servicio como tal. Este tipo de proveedores ofrecen recursos económicos financieros directos; es decir, dinero. Su objetivo es asegurarse que su cliente pueda seguir operando.

(Business, s. f.)

Tipos de Compras:

Tipos de compra dependiendo del consumidor:

Entre los tipos de compra existentes, los especialistas en marketing e investigación del consumidor han definido una relación de tipos de compra que pueden darse en el mercado. 

Así, los tipos de compra que definen los especialistas son:

• Compra variada.
• Compra habitual.
• Compra compleja.
• Compra por descarte.

Tipos de compra dependiendo del pago:

Dependiendo de cómo se realice la contraprestación, los tipos de compra pueden ser varios. En este sentido, dependiendo de cómo realice el comprador el pago, podemos clasificar las compras en dos:

• Compra a crédito:

Cuando el vendedor entrega el bien y el servicio, pero el comprador lo paga en un plazo predeterminado y fijado por ambas partes.

• Compra al contado:

Cuando el comprador entrega la contraprestación al vendedor de forma inmediata.

• Compra en especie:

Cuando el comprador entrega la contraprestación al vendedor, pero lo hace mediante la entrega de otro bien o servicio. También se le llama trueque.

• Compra en efectivo:

Cuando el comprador entrega la contraprestación al vendedor, pero lo hace en base a un pago en dinero, en metálico. La gran mayoría de compras se realizan mediante esa vía.

(Tipos de compras, s. f.)

Tipos de contratos:

Contratos de precio fijo

En estos tipos de contratos con proveedores tanto la empresa como el proveedor pactan un precio inamovible al bien o servicio. Independientemente de lo que pueda ocurrir de manera externa, el precio pactado inicialmente se debe cumplir. Por ejemplo, dentro de los contratos con proveedores con precio fijo podemos encontrar las órdenes de compra

Contratos por costes reembolsables

Los contratos por costes reembolsables son los tipos de contratos con proveedores en los que el cliente acepta pagar a un proveedor todos los costos implicados durante un proyecto. Además, en estos tipos de contratos con proveedores, se agregan los honorarios acordados como parte del pago por el servicio o producto.

Contratos por tiempos y materiales

Los contratos por tiempos y materiales son los tipos de contratos con proveedores que constituyen una combinación de los otros dos tipos de contratos con proveedores. Los contratos por tiempos y materiales están compuestos de un elemento fijo (por ejemplo: precio hora o precio por metro cuadrado establecidos) y un elemento variable (por ejemplo: la cantidad de horas, el número de metros cuadrados que serán necesarios para llevar a cabo la labor solicitada).

 

(Tipos_contrato_trabalho, s. f.)

Tipos de negociación 

La negociación es un procedimiento, en el que dos o más personas que tienen intereses comunes, intentan llegar a un acuerdo sobre aquellos puntos en que no concuerdan, con la intención de resolver las diferencias y lograr un convenio beneficioso para las dos partes. Poseer habilidades de negociación es una cualidad que contribuye a alcanzar más fácilmente los objetivos. (Cetys, 2020)

Negociación inmediata:
No se busca un acercamiento con la otra parte, sino que es una negociación rápida e impersonal.

Negociación progresiva:
Se intenta un acercamiento gradual y tomar conocimiento de las posiciones de las partes. Este estilo de negociación se genera en un clima de confianza

Negociación situacional:
El negociador va adaptando su estilo de negociación según las circunstancias, brindándole la posibilidad de cambiar de estrategia según resulte más conveniente.

Negociación acomodativa:
La intención es ganarse la confianza de la otra parte para conseguir beneficios a largo plazo. Es parte de la estrategia ser conciliatorio y sumiso, aunque a corto plazo no se logren los mejores resultados.

Negociación competitiva:
La negociación es agresiva y no existe intención de cuidar la relación con la otra parte, sino que se prioriza obtener el mayor beneficio posible. La negociación competitiva se podría utilizar cuando solo se va a negociar una vez o cuando obtener el beneficio es lo único que interesa.

Negociación colaborativa:
En este estilo de negociación ambos salen ganando. Se busca llegar a un acuerdo que sea beneficioso para ambas partes, por lo tanto es importante forjar una relación con la otra parte.

Negociación distributiva:
Es la técnica de negociación más tradicional. Ambas partes saben de antemano que lo que gane uno, lo perderá el otro. Por eso, mediante técnicas y estrategias si intenta obtener el mayor beneficio posible.

Negociación por compromiso:
En este tipo de negociación es imprescindible que exista confianza entre ambas partes. Se intentará llegar a un acuerdo superficial, aunque luego no se logren cumplir por completo. El objetivo es conseguir un beneficio no tan diferente al que se esperaba lograr, teniendo en cuenta que puede llegar a existir alguna perdida. Se utiliza, generalmente, en circunstancias en que el tiempo apremia.

Negociación evitativa:
Este estilo de negociación se pone en práctica cuando es más conveniente perder que ganar, porque de antemano se sabe que no se sacará beneficios del acuerdo. Aquí, se opta por no negociar e intentar postergar la negociación

 

(Buyer – colorado association of realtors, s. f.)

EN EL SIGUIENTE VIDEO TE HABLAMOS DE OTROS TIPOS DE DE NEGOCIACION:

 

Estructura de costos: 

(Usercontent,2006)

La estructura de costos se refiere a la proporción que cada factor o servicio productivo representa del costo total o de cada unidad de producto.

Desde el punto de vista de la teoría de la producción se estudia la participación de los costes fijos y variables en los costes totales.

-Coste de alimentación:
Se consideran fundamentales; tanto en el sistema intensivo como en el extensivo, pero sin olvidar que hay sistemas que permiten proveer de alimento al ganado, durante largos periodos de tiempo. Caso de las explotaciones lecheras extensivas de la cornisa cantábrica, o de las dehesas del suroeste mediterráneo

-Coste de la mano de obra:
Los sistemas intensivos presentan habitualmente mayores requerimientos y aunque debido a que las sistemas intensivos están tecnológicamente más avanzados es mayor el nivel de exigencia de la mano de obra.

-Coste de depreciación de un bien:
Las cuales adquieren un papel estratégico en el sistema intensivo, debido a la infraestructura existente para mantener el nivel competitivo de la empresa (instalaciones, maquinaria, animales reproductores.

Cada empresa difiere en su estructura de costes fijos y variables, explicadas en parte por el carácter familiar o comercial de las mismas. 

Metodologías para reducir costos 

Son bastantes las metodologías que han adoptado compañías y que se pueden adoptar en el momento de reducir costos, debido a que es un tema que siempre las afecta, y que incurre en su rentabilidad y crecimiento, de igual manera hay que tener en cuenta que para que den resultado deben ir a acompañadas de estrategia y seguimiento.

Estas metodologías se centran en:

• Manejo de Inventario

• Optimización de los Procesos

• Calidad

• Reducción del tiempo ocioso de la maquinaria

Algunas de estas metodologías es el Análisis del Valor y ABCosting

La estructura de costos es un documento en el que se organizan de forma práctica los gastos de una empresa. Esta estructura debe incluir todos los costos necesarios para que la empresa funcione y pueda cumplir con su propuesta al consumidor, por ejemplo: materia prima, comisiones, salarios, impuestos sobre ingresos, empaques, renta, servicio de internet, entre otros.

Hay dos maneras en las que una empresa puede dirigir sus decisiones: por costo o por valor.

Tipos de costos:

Para poder planificar estructuras de costos es importante diferenciar los tipos de costos que puedan surgir y clasificarlos correctamente, así podrás entender el rol que juega cada uno en el negocio.

• Costos directos:
  Aquí entran la mano de obra, la materia prima y todos los gastos involucrados en la producción de un producto o un servicio.

• Costos indirectos:
  A diferencia de los anteriores, no se relacionan directamente con la producción, por ejemplo el servicio de internet o de luz. Aunque pueden ser útiles a la hora de producir, no se usan solo para eso.

• Costos fijos:
  Son los que no dependen de las ventas de tu negocio, por ejemplo la renta de la oficina, el mantenimiento de tu tienda en línea, los sueldos, el pago a los contadores, etcétera.

• Costos variables:
  Son los que sí dependen del volumen de ventas del negocio, por ejemplo el costo de la mercancía, la tarifa cobrada por los medios de pago, los gastos de envíos, entre otros.

• Costos operativos o costos de funcionamiento:
  Es una categoría en la que se consideran los gastos necesarios para que una empresa pueda operar diariamente, un ejemplo sería la renta de la oficina o taller.

• Costos de oportunidad:
  No es una clasificación tan común pero hay ocasiones en las que es necesario considerarla. Se refiere al beneficio al que se renuncia al elegir una alternativa sobre otra. Por ejemplo, si se guarda el dinero en el banco, generando 2% de intereses,  vs. si lo dejamos en efectivo, sin crecimiento alguno.

• Costos hundidos:
  Son los gastos que ya se hicieron y no se van a poder recuperar en el futuro, un ejemplo muy sencillo es el tiempo.

• Costos controlables:
  Esta es una clasificación por consumo y, como su nombre lo dice, se refiere a aquellas cifras sobre las que tenemos control. Los bonos, las donaciones y los aumentos a los empleados son ejemplos de ellos.

• Costos no controlables:
  Son exactamente lo contrario a los controlables y un buen ejemplo podría ser la publicidad o la renta de un local.

  

  (Uploadgerencie, 2015)

   

  Políticas de compra: 
  Podemos decir que se trata de una serie de pautas en las que las compañías establecen las condiciones, los plazos de pago y quiénes son los proveedores a la hora de adquirir los productos o servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.
  

  Para que la política corporativa de compras funcione es necesario tener en cuenta el volumen y tamaño de la misma. (Ruiz V., 2018)Asimismo, al momento de comprar hay que establecer tres puntos:

• Determinar la inversión que se va a realizar

• Qué servicios o productos se van a adquirir
•  A quiénes. Es decir a qué proveedores.

El propósito de la política de compras es:

• Establecer un compromiso de la empresa con sus proveedores en el proceso de compra.

• Fomentar el cumplimento de unos criterios básicos por parte de los proveedores.

• Difundir dicho compromiso entre empresa y proveedores.
  

  

  (Miele, 2018)

Como es obvio, cualquier política de compras de un negocio se aplica a todas las compras de productos y servicios a proveedores. Asimismo, estos últimos han de transmitirlas a sus subcontratistas.

Por tanto, para lograr el buen funcionamiento, el departamento de compras debe establecer su política de compras.

Las políticas de compras son pautas que generan las empresas para determinar cuáles son las condiciones, los plazos de pagos, y los proveedores que tenga la empresa, entre otros criterios, que serán aplicados al momento en que la organización procede a la adquisición de productos para sus operaciones habituales.  

Video de apoyo:

Presupuesto de compras 

¿Qué es el presupuesto de compras?

Es el informe que contiene la cantidad de materias primas o materiales directos en inventario que una empresa debe comprar durante cada período presupuestario. La cantidad indicada en el presupuesto es la necesaria para garantizar suficiente inventario disponible para cumplir con los pedidos de productos de los clientes.

Ve el siguiente video:

Un presupuesto es:

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. (Ivan José Astros, 2021)

El presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo administrativo de planificar, actuar y controlar , que incluye:

• Formulación y puesta en práctica de estrategias. 

• Sistemas de Planificación.

• Sistemas Presupuestales.

• Organización.

• Sistemas de Producción y Comercialización.

• Sistemas de Información y Control.

Elementos del presupuesto de compras

Rotación del inventario

El presupuesto de compras se crea para realizar un seguimiento del valor de inventario de la empresa y la cantidad de mercancía vendida.

También se utiliza para ayudar a realizar un seguimiento del valor de inventario final deseado cada mes. Es muy importante tomar en cuenta el inventario final que la empresa requiere tener al final de cada período. 

Esto se hace siguiendo las pautas establecidas por la política de inventario que se maneja para poder atender las necesidades de producción y ventas del siguiente período, al igual que el costo que representan estos inventarios.

Estimación de ventas y producción

La base principal para realizar el presupuesto de compras es el presupuesto de producción, en el que se refleja la cantidad de productos terminados que se debe producir en cada período.

De acuerdo con las cantidades indicadas a fabricar de cada producto terminado se realiza una “explosión” de materiales. Así se determinan las cantidades requeridas de los materiales que forman parte de esos productos terminados.

Debido a que el presupuesto de compras de materiales puede ser una parte importante de todos los costos, tanto directos como indirectos, es esencial la preparación cuidadosa de este presupuesto para el éxito de la empresa.

De lo contrario, un presupuesto de compras de materiales preparado con descuido o mal calculado puede llevar a sobreestimar o subestimar los costos.

El presupuesto se crea usando una sencilla fórmula:

Inventario final ideal más costo de la mercancía que se ha vendido, menos el valor del inventario que se tenía en un comienzo. Dicha fórmula genera el presupuesto total de compras.

El presupuesto de compras muestra el inventario presupuestado inicial y final de materiales, la cantidad de materiales que se usará en la producción, la cantidad de materiales que se debe comprar y su costo durante un período específico.

El presupuesto de compras es un componente del presupuesto maestro y se basa en la siguiente fórmula

Presupuesto de compras de materiales en unidades = inventario inicial presupuestado de materiales en unidades + materiales en unidades necesarios para producción – inventario final presupuestado de materiales en unidades.

(Joynder Solution, 2013)

3. Selección de proveedores

(Inc, s. f.)

¿Cómo lograr una buena selección de proveedores?

El tema de selección de proveedores es un proceso que está presente en toda organización, debido a que es necesaria la adquisición de bienes y servicios tales como maquinaria, materia prima, servicios de limpieza, etc.; por lo que este proceso debe ser enfocado a la búsqueda de calidad. 

Involucra una búsqueda exhaustiva de todos los posibles proveedores y se deben eliminar uno a uno conforme a la lista de criterios y diversas consideraciones, hasta reducir a unos pocos a los cuales se les solicitará una cotización. Se recomienda seguir un esquema como el siguiente. (Proveedores, 2019)

Proceso de selección de proveedores:

a) Búsqueda de Información 

Es aquí donde se toma en cuenta todas las fuentes de información existentes para poder localizar dichas empresas. Entre éstas sitios web, recomendaciones, prensas, directorios telefónicos, etc.

 b) Solicitud de Información. 

Teniendo lista una recopilación de los posibles proveedores se inicia el contacto directo o vía telefónica para solicitar citas con encargados de ventas o enviar correspondencia solicitando la información necesaria para nuestra selección de proveedores.

c) Evaluación y selección del proveedor 

En este punto, se recomienda elaborar una ficha por proveedor, una base de datos y un cuadro comparativo de las condiciones de compra y sus características, de esta forma se puede tomar una decisión de manera más fácil para que el proveedor forme parte del panel de posibles proveedores de la organización.

d) Cumplimiento de Expectativas 

En este momento verifica el encargado de compras si cumple las expectativas el proveedor en cuanto a los criterios solicitados por la organización es ahí donde pasa a formar parte en el registro en la base de datos de los posibles proveedores ya que es el momento de la decisión en la cual se termina la información del proveedor si no cumple las expectativas o pasa al proceso de registro de proveedores para seleccionar al que más conviene. 

e) Registro de Proveedores y elección de los más convenientes 

Se coloca en la tarjeta del proveedor los puntos evaluados y en los cuales la organización está conforme con la información obtenida y se eligen los proveedores que nos pueden suministrar pueden ser mínimo 3 dependiendo del producto o servicio que necesitemos. 

f) Creación de Base de Datos 

Es la parte en la que tomamos la información de los proveedores seleccionados para completar con datos de empresa, productos que suministra, etc. 

(Servicio de compras, s. f.)

Metodología para la selección de proveedores:

El método de selección debe ser consecuente con el análisis del contexto, las realidades de la cadena de abastecimiento y los criterios seleccionados por cada una de las organizaciones, según De Bóer Weger y Telgen indicaron que el método que se elija, se puede incrementar la eficiencia de la decisión de compra a partir de : 

a) Habilitar el procesamiento más rápido y automatizado de los datos, así como el análisis de toda la información pertinente para tomar una decisión. 

b) Habilitar el almacenamiento más eficiente de todos los procesos de decisión a fin de permitir el acceso a la información para casos futuros.

c) Eliminar criterios y alternativas redundantes en los procesos de decisión. 

d) Facilitar la comunicación más eficiente y justificar los resultados de los procesos de decisión. 

Una tendencia detectada en la mayoría de autores consultados consiste en que primero aplican un método de precalificación o aproximación que luego complementan con un método de Selección final u optimización, a fin de respaldar una decisión más adecuada, es por ello que plantean la solución del problema de selección de proveedores a partir de la integración de métodos complementarios. 

De lo anterior se desprende la necesidad de dividir los métodos de selección en dos grupos: métodos de precalificación y métodos de selección final.

 a) Métodos de Precalificación 

De Bóer define la precalificación como el proceso de reducir la base de proveedores hacia un conjunto más pequeño de proveedores posibles. También se denominan métodos de ayuda, ya que permite obtener una solución inicial o estructurar procesos de decisión basados en datos de orden cualitativo, que, desde ciertos procedimientos, se convierten en el mismo para aplicar métodos de optimización. 

Los métodos de preselección más utilizados son: los métodos categóricos, los métodos difusos, el análisis envolvente de datos, el razonamiento basado en casos y algunas técnicas de multicriterio y multiobjetivo. 

• Métodos Categóricos

Son los que permiten evaluar y seleccionar a los proveedores a partir del análisis cualitativo de la información histórica y la experiencia previa que haya tenido la empresa u otros compradores con cierto proveedor, la evaluación consiste en categorizar el desempeño de los proveedores en criterios calificados como positivo, neutral o negativo. Después de asignar una calificación a cada uno de los criterios, el comprador procede a tomar una decisión final.  

• Técnicas Difusas 

Son unas de las mejores herramientas para tratar datos, no exactos o información imprecisa obtenida de situaciones complejas que no se pueden describir razonablemente en expresiones cuantitativas convencionales. Generalmente estas variables se expresan “muy poco”, “poco”, “medio”, “alto”, etc. 

Este método es muy utilizado para evaluar proveedores del sector de la ingeniería y desarrollo de tecnologías. Por su parte Erol y Ferrel propusieron una metodología 14 que permite convertir información cualitativa en información cuantitativa utilizando una combinación de técnicas difusas con la técnica Quality Function Deployment (QFD). 

La información obtenida se convierte en entrada para aplicar un modelo de programación matemática del tipo multiobjetivo.  

• Análisis Envolvente de Datos 

Uno de los primeros autores en exponer sus teorías sobre el análisis envolvente de datos (DEA) fueron Charnes,Cooper y Rhodes, quienes desarrollaron una técnica de  programación matemática 15.0 que calcula la eficiencia relativa de múltiples unidades de toma de decisiones, basándose en múltiples entradas y múltiples salidas o resultados. 

Las alternativas se evalúan en términos de la relación costo-beneficio. La eficiencia se mide a partir del valor que abarca desde la suma promedio de los beneficios hasta los valores de los criterios de costos. 

Este método permite clasificar los proveedores en categorías iniciales: proveedores eficientes o proveedores ineficientes.  

• Razonamiento basado en casos 

Es un sistema de software administrado por una base de datos que recopila información relevante de procesos de decisión y evaluación de situaciones o casos sucedidos con anterioridad. Así el responsable de la toma de decisiones se puede apoyar en información útil y en experiencia de situaciones conocidas. 

El CBR permite desempeñar una exitosa gestión de aprovisionamiento, ya que al tomar en cuenta los avances alcanzados en procesos anteriores, no da espacio para que se vuelvan a cometer los mismos errores, sobre todo porque reutiliza la información relevante para proponer un modelo combinado. 

b) Métodos de selección final 

Una vez se obtiene una primera aproximación a la decisión final, es necesario realizar un proceso que permita llegar a la decisión definitiva a partir del uso de algún procedimiento o la utilización de algunas técnicas exactas. En este caso, se requiere aplicar modelos que se alejen de juicios y resultados subjetivos y se centren en la formulación explícita de una función objetivo optimizable más aplicada en la selección de proveedores.

 

(Solution to Fix [Error], 2021)

Video de apoyo:

 

4. Operación del Departamento de Compras y los 5 pasos de proceso de decisión:

 

Para conocer las etapas comunes del proceso de compra, se pueden seguir cuatro diferentes métodos, a saber: 

Método introspectivo:

Se puede hacer una introspección sobre el probable comportamiento propio , aunque esto tiene una utilidad limitada. 

Método retrospectivo:

Pueden entrevistar a un pequeño número de compradores recientes, pidiéndoles que recuerden los hechos que los condujeron a la adquisición del producto. 

Método prospectivo:

Pueden buscar algunos consumidores que planean comprar el producto y pedirles que señalen en voz alta su proceso de compra. 

Método prescriptivo:

O bien, pueden solicitar a los consumidores que describan la forma ideal de comprar el producto. 

El proceso de compra se inicia mucho antes que la compra en sí y tiene consecuencias mucho después que se ha realizado la compra. 

En el proceso de la compra es muy importante estudiar el ciclo de decisión de la compra analizando con detalle el círculo de compradores de cada proveedor y sus peculiaridades para realizar una correcta negociación. 

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. Así que tenemos que la empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. 

La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. 

Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente. Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.

funciones:

Es posible distinguir cinco funciones que podría desempeñar la gente en una decisión de compra: 

 

• El Iniciador. Una persona que sugiere la idea de adquirir el producto o servicio específico. 

• El Influyente. Una persona cuyos puntos de vista o sugerencias tienen algún peso en la decisión final. 

• El que decide. Una persona que determina alguna parte de la decisión de compra. 

• El Comprador. La persona que hace la compra. 

• El Usuario. Una persona que consume o usa el producto. 

Una empresa necesita identificar estas funciones porque tienen implicaciones en el diseño del producto, la determinación de los mensajes y el destino que se asigna al presupuesto de promoción. 

 

(Hot Sale 2021, 2021)

El proceso de decisión de compras

Etapa 1: Reconocimiento de la necesidad insatisfecha

En esta primera etapa, el consumidor reconoce que tiene una necesidad insatisfecha y es impulsado a la acción por una necesidad o deseo. Las necesidades insatisfechas crean incomodidad al consumidor, por lo que este, comienza a reconocer que dicha necesidad se puede satisfacer adquiriendo o consumiendo bienes y servicios.

Este deseo de satisfacer esta necesidad con el tiempo se vuelve lo bastante fuerte como para motivar a una persona a decidir efectuar una compra. Este reconocimiento de una necesidad puede surgir internamente en cualquier momento. Cuando se está viendo televisión, se está en el ordenador, se está en el sofá aburrido, se está atascado en el tráfico, etc…

O en otro caso, la necesidad puede estar adormecida en su interior hasta que un estímulo externo la despierta, como un anuncio publicitario o la vista de un producto o servicio.

El agotamiento de un producto (se acaba la tinta de su pluma) o la insatisfacción con el producto que use actualmente pueden desencadenar también el proceso de decisión.

No obstante, volverse consciente de la necesidad no es suficiente para generar la compra. Como consumidores, tenemos muchas necesidades y deseos, pero cantidades finitas de tiempo y de dinero. Por esta razón, también hay competencia entre nuestras necesidades. Por ello, el consumidor rápidamente una vez a reconocido que tiene una necesidad insatisfecha, procede a la segunda etapa de proceso de decisión de compra del consumidor.

 

Etapa 2: Identificación de alternativas

En esta segunda etapa del proceso de decisión de compra del consumidor, el consumidor identifica productos y marcas alternativas que son capaces de satisfacer sus necesidades, por lo que, procede a reunir información sobre ellos en las distintas fuentes. Ya sea preguntando a conocidos o buscando en internet.

Lo más común es que se identifiquen primero los productos alternativos y luego las marcas alternativas. En la búsqueda de las alternativas influyen los siguientes factores:

• La cantidad de información que el consumidor tenga ya de experiencias y de otras fuentes.

• La confianza del consumidor en esa información.

• El valor esperado de la información adicional o, dicho de otro modo, qué otra información se considera que vale la pena adquirir.

Tras identificar las distintas alternativas con las cuales el consumidor considera que podría satisfacer sus necesidades, este procede a lo que es la tercera etapa del proceso: evaluar las alternativas.

Etapa 3: Evaluación de alternativas

En esta tercera etapa del proceso de decisión de compra del consumidor, el consumidor pondera los pros y contras de las alternativas identificadas.

Cuando se han identificado algunas alternativas satisfactorias, el consumidor procede a evaluarlas antes de tomar una decisión. La evaluación puede implicar un solo criterio o varios, con los cuales se comparan las alternativas. Por ejemplo, precio, calidad, facilidad de uso, tiempo, durabilidad o color.

Cuando intervienen múltiples criterios, es común que no todos los criterios tengan igual preponderancia. La facilidad de uso, por ejemplo, podría ser más importante que el precio. Como la experiencia es a menudo limitada y la información de fuentes como la publicidad o las amistades puede ser tendenciosa, las evaluaciones pueden ser incorrectas desde el punto de vista de los hechos.

Es decir, el consumidor puede creer que el precio de la marca A es más caro que el de la marca B cuando en realidad es al contrario.

Como dueños de empresas o mercadólogos, debemos observar de manera cercana a los consumidores para determinar qué criterios de elección siguen, para identificar cualesquier cambios que puedan producirse en sus criterios o prioridades, y para corregir cualquier percepción errónea desfavorable relacionada a nuestro producto o servicio.

 

Etapa 4: Toma de decisiones

En esta 4 etapa del proceso de decisión de compra del consumidor, el consumidor decide comprar o no comprar, y toma otras decisiones relacionadas con la compra.

Después de buscar y evaluar, el consumidor tiene que decidir si efectivamente va a comprar o no. De tal forma, el primer resultado es la decisión de comprar o no la alternativa evaluada como la más deseable. Esta parte del proceso el consumidor puede tomar la decisión en 1 hora o hasta 1 mes después. Todo dependerá del tipo de producto o servicio y de qué tan grande sea la inversión para adquirir dicho producto o servicio.

En esta parte del proceso puede ocurrir que el consumidor no efectúe la compra tras encontrar complicada la manera de adquirir dicho producto o servicio. Lo que hará que considere otras alternativas.

Por otro lado, si la decisión es comprar, hay que tomar una serie de decisiones afines relacionadas con las características, dónde y cuándo hacer la transacción real, cómo tomar posesión o recibir la entrega, el método de pago y otras cuestiones. Así que la decisión de hacer una compra es en realidad el comienzo de una serie enteramente nueva de decisiones que pueden consumir tanto tiempo y ser tan difíciles como la inicial.

Una vez el consumidor ha tomado la decisión, procede a realizar la compra y sentirse feliz por haber satisfecho un deseo o necesidad intrínseca.

 

Etapa 5: Comportamiento postcompra

Por último, en esta quinta etapa del proceso de decisión de compra del consumidor, el consumidor busca asegurarse de que la elección que hizo fue correcta.

Lo que el consumidor aprende en su recorrido por el proceso de compra tiene influencia sobre cómo se comportará la próxima vez que le apremie la misma necesidad. Más aún, se han formado nuevas opiniones y creencias y se han corregido las antiguas. Por ende, esta vez, tenemos un consumidor más experto en la materia.

Por eso, como dueños de empresas y mercadólogos, debemos también evaluar cómo se comporta el consumidor tras realizar la compra. ¿Se siente feliz con el producto? ¿Está insatisfecho con el servicio?¿Sus expectativas del producto eran más altas? Para ello es importante realizar estudios de mercado o encuestas para poder determinar si el producto o servicio que ofrecemos cumple las expectativas y satisface las necesidades. Cuando no, es la situación ideal de plantearnos mejorar nuestro producto o servicio, o realizar cambios en la manera en que comercializamos y promocionamos nuestro producto o servicio.

 

(Imagine, 2018)

Video de apoyo: 

 

 

5. Implementación de las TIC´S en el proceso de compras: 

 

 

E-procurement:

Es la automatización de procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro pago y control de productos utilizando internet como medio de comunicación entre el cliente y el proveedor. 

Esto supone poder gestionar todas las fases que comprende el proceso de aprovisionamiento 

• Fases estratégicas 

• Fases operativas 

Características: 

• El flujo de información se realiza en tiempo real 

• Permite conocer los datos en el instante mismo de producirse algún cambio en las variables: Integración con el ERP 

• Acceso desde cualquier punto donde exista una salida a internet, sin importar las distancias geográficas. 

• Acceso restringido al personal previamente autorizado, tanto del cliente como del proveedor 

EPR:

Conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventarios, los envíos y la contabilidad. 

Comercio electrónico:

Aplicación de la avanzada tecnología de información para incrementar la eficacia de las relaciones empresariales entre socios comerciales, el uso de las tecnologías computacionales y de telecomunicación que se realiza entre empresas o bien entre vendedores y compradores, para apoyar el comercio de bienes y servicios.  

 

(Peró, 2020)

 

6. Integración, desarrollo y certificación de proveedores 

Es importante completar un proceso de certificación de proveedores en el que la empresa valide que sus proveedores estén registrados para operar comercialmente. Debe ver bajo qué régimen fiscal operan y si su gestión impositiva está al día.

Esta validación nos asegura el establecimiento de relaciones comerciales saludables, y con proveedores que observan y muestran unas normas de conducta empresarial transparentes. Esto garantiza al cliente el cuidado de su marca al alinear los estándares de sus proveedores a los suyos. 

 

Tipos de integración: 

1. INTEGRACIÓN VERTICAL HACIA ATRÁS:
Por un lado, la integración hacia atrás se efectúa cuando una empresa quiere llegar a tener control sobre los  proveedores  o alcanzar el dominio total sobre ellos. Esto se produce porque toda empresa depende de sus proveedores que le surten y suministren materias primas para su  proceso de producción .
2. INTEGRACIÓN VERTICAL HACIA ADELANTE:

Seguidamente, la integración hacia adelante se da cuando una empresa busca adquirir en propiedad o fusionarse con otras empresas que funcionan como sus distribuidores. Esta estrategia utiliza las empresas para poder aprovechar la logística y el beneficio de la distribución.

Así mismo, estas integraciones permiten a las empresas ampliar sus canales de distribución y poder tener sus propios puntos de venta. De igual forma, le permite mejorar su logística de distribución y de transportación.

3. INTEGRACIÓN HORIZONTAL : 

Sobre todo, la integración horizontal se utiliza cuando las empresas quieren ampliar su poder de mercado. En este caso adquieren en propiedad o se fusionan con otra empresa que participa dentro del mismo mercado en el que compite.

En consecuencia, en esta estrategia las empresas buscan convertirse en los accionistas mayoritarios para asumir el control absoluto sobre las decisiones más importantes dentro de la empresa. Todo este tipo de fusiones y adquisiciones permite a las empresas aprovechar la economia de escala por la transferencia que se logra de los recursos y competencias.

(La oligarquía y el Establishment, s. f.)

 

Tipos de certificación:

Los certificados son documentos que avalan un hecho, en este caso, funcionan que se cumplen con los estándares establecidos en una normativa ISO concreta; sin embargo, algunas de las normas no son certificables. 

Aunque se conoce como “certificaciones ISO”, los certificados no emite la organización por sí misma, sino otras entidades certificadas. 

Las certificaciones se estructuran en diferentes áreas y campos, como salud y alimentación, o englobados dentro de otros, como gestión del medio ambiente y la seguridad. 

Existen ciertas certificaciones que pueden ser aplicadas en todas las empresas, independientemente de su sector y tamaño. 

- Gestión ambiental

- Gestión de calidad

- Gestión de riesgos y seguridad 

- Gestión de la Responsabilidad Social

 

(Diplomado en sistemas de gestión de calidad, s. f.)

Estrategias para la integración.

La estrategia de integración es utilizada por las empresas que quieren llegar a tener un mayor control y para aumentar su poder de negociación frente a los proveedores, distribuidores y competidores. 

En realidad, las empresas se encuentran cada vez una competencia más intensa y cambiante dentro del  mercado. Por eso utilizan estrategias de integración que les ayuden a robustecer los  productos  que ofrecen al mercado adquiriendo control o la propiedad total de empresas que pueden ser sus proveedores, distribuidores o competidores. 

(User content, 2012)

Video de apoyo:

7. Referencias: 

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¿Cómo lograr una correcta Planeación y Gestión de un Departamento de compras?

Management of a purchasing department. miércoles, 24 de noviembre de 2021